Tips voor zelforganiserende teams

Je bent lid van een zelforganiserend team. Dat vind je vast leuk/tof/bizar/chaotisch/onwennig of iets daar tussenin.

Als zelforganiserend team ben je zelf verantwoordelijk om, binnen heldere kaders en met duidelijke doelen, werk zelf te organiseren. Voor de één de langverwachte ruimte om echt los te kunnen gaan; voor de ander chaos door te weinig richting of houvast.

Hoe zorg je er nu voor dat je als team de kansen van zelforganiserend werken kunt gaan benutten, en de uitdagingen kunt gaan overkomen?

Dat doe je door samen op zoek te gaan naar wat voor jullie team werkt. Daarbij maak je naar behoefte gebruik van bewezen tools die zelforganiserend werken ondersteunen.


Zelforganisatie vraagt leiderschap

Het is een misvatting om te denken dat zelforganisatie minder leiderschap vraagt. Zelforganiserend werken vraagt juist veel leiderschap van het management.

Bij zelforganisatie gaan teams uiteindelijk zelf bepalen HOE ze hun werkzaamheden gaan organiseren. WAT ze moeten gaan organiseren, en de kaders waarbinnen ze dat kunnen doen, zijn hun leidraad. Deze leidraad hebben ze nodig om aan de slag te gaan.

Wees in je leiderschap duidelijk:

  • Stuur aan de voorkant op resultaat.
  • Speek teams aan de achterkant aan op resultaten. 
  • Vraag hoe zij hun resultaten de komende tijd (nog) beter gaan halen en wat ze daar van jou voor nodig hebben. 

Geef elk team wat zij nodig hebben, maar altijd vanuit een houding die de zelfstandigheid van het team vergroot.  

Train jezelf in coachend leiderschap

Leidinggeven aan zelforganisatie vraagt een coachende houding van leidinggevenden. Zeker in de beginfase blijf je dicht bij de teams en ondersteun je ze om zelfstandig te worden.

Opdrachtnemer- en Opdrachtgeverschap

In het concept van zelforganisatie kun je de relatie tussen het management en een team beschrijven als die van opdrachtgever en opdrachtnemer. Elke partij heeft eigen verantwoordelijkheden, waar je elkaar op aan kunt spreken.

Wederzijdse verantwoordelijkheden

Goed opdrachtgeverschap gaat over heldere doelen en kaders aangeven én de feedback hierop vanuit de teams serieus nemen. Daarnaast heeft de opdrachtgever een coachende rol te vervullen, door antwoorden niet voor te kauwen, maar het team te helpen en te leren om zelf antwoorden te vinden.

Goede opdrachtnemers doen hun best om de opdracht van het MT te zien vanuit het perspectief van het MT en in het grotere geheel van de organisatie. Goede opdrachtnemers stellen daarbij kritisch vragen, gaan als gelijkwaardige in dialoog met het MT en nemen geen opdracht aan die ze niet waar kunt maken.


Werken met rollen en verantwoordelijkheden

In zelforganiserende teams is het essentieel dat helder is wie waarvoor verantwoordelijk is en welke rechten en plichten daarbij horen. Hierdoor weet je dat alle taken gedaan worden, wat je van elkaar mag verwachten en kun je elkaar op resultaten aanspreken.

Rollen gaan zowel over de inhoud van het werk (bijvoorbeeld de rol Website ontwikkelaar), als over het proces van samenwerken (bijvoorbeeld de rol Facilitator die overleggen voorzit). Dit stimuleert eigenaarschap, zorgt dat alle relevante taken opgepakt worden en maakt de kans op gedoe kleiner.


Gestructureerd overleggen via spanningen

Het gevaar bij een team zonder sturende teamleider, is dat discussies eindeloos doorgaan. Dit is onhandig en leidt tot frustratie. Een goede overlegstructuur met heldere verwachtingen van rollen en procedures zorgt voor rust, focus en snelheid in je overleg.

Een goede manier om overleggen in te richten, is om te overleggen vanuit spanningen. Een spanning is een ervaren gat tussen hoe iets is en hoe iets zou moeten zijn. Ieder teamlid heeft de verantwoordelijkheid om spanningen aan te dragen. De agenda van een overleg wordt dus ook ter plekke samengesteld op basis van de spanningen die door de teamleden op dat moment worden ingediend.

Als iemand een spanning inbrengt, is hij of zij zelf verantwoordelijk om te krijgen wat hij of zij nodig heeft. Er ontstaat (als je dit goed oefent) alleen relevante gesprekken tussen relevante mensen. 

Het doel van een gesprek is om “de eerst volgende actie” te bepalen waar de inbrenger mee verder kan. 

Deze inrichting van overleggen zorgt voor maximale eigenaarschap en korte vergaderingen.  


De juiste tools gebruiken

Er zijn veel tools beschikbaar die het leven van zelforganiserende teams een stuk makkelijker kunnen maken. 

Denk aan tools om rollen te verdelen, snel besluiten te nemen, te overleggen vanuit eigenaarschap en om bijvoorbeeld voortgang rondom projecten overzichtelijk te maken. 

In mijn inspiratieboekje voor zelforganiserende teams heb ik een aantal van deze tools voor je uitgewerkt. 

Tip voor het Management: Niet voordenken maar goed luisteren

De timing van het aanbieden van deze tools aan teams in je organisatie is heel belangrijk. Je wilt namelijk niet te vroeg tools aanbieden. Dan voelt het voor teamleden vaak als betuttelend. Dat verstoort juist de ervaring van eigenaarschap en zelf bepalen hoe je in je team te werk gaat. 

Om meer zicht te krijgen op wat teams nodig hebben, heb ik een Zelforganisatie Scan ontwikkelt. Hiermee geef je elk team inzicht in hun eigen ontwikkelfase en behoefte voor ondersteuning. Vanuit deze kennis kunnen ze zelf aangeven waar ze hulp of tools bij nodig hebben. 

Continu leren en ontwikkelen

Er is geen recept voor succes. Elk team zal op zoek moeten gaan naar de voor heb beste manier. Het is dus een leerproces. Hierin zijn experimenteren, evalueren en integreren cruciale teamvaardigheden. Teams die regelmatig en consequent reflecteren op de inhoud én de manier waarop wordt samengewerkt, maken het meeste kans om samen succesvol te worden.

Evalueren doe je op verschillende momenten, waarbij het doel en de intensiteit variëren.

  • Evalueer aan het eind van een vergadering hoe deze beleefd is en wat in de volgende vergadering meer of juist minder gedaan mag worden. Tijd: 5 – 10 minuten
  • Evalueer inhoudelijke werkzaamheden. Agendeer direct bij het inplannen van de werkzaamheden het evaluatiemoment. Tijd: 5 – 30 minuten
  • Evalueer de samenwerking. Neem eens per 2 á 3 maanden de tijd om de samenwerking uitgebreider te evalueren. Tijd: 1 á 2 uur.


Inspiratiegids

De tools om rollen te verdelen, snel besluiten te nemen, te overleggen vanuit eigenaarschap heb ik voor je uitgewerkt in een  inspiratiegids voor zelforganiserende teams

Zelforganisatiescan

Waar staat elk zelforganiserend team en wat hebben ze nodig? Deze ZelforganisatieScan geeft jou en je teams zelf inzicht in de sterke en te ontwikkelen punten in hun samenwerking.