Teamcommunicatie — Praktijk
Feedback 2.0 — Behoefte aan meer goede gesprekken
In organisaties is behoefte aan gesprekken die ervoor zorgen dat de dienstverlening en het werkplezier continu gevoed worden. Feedback is informatie die een waarnemer terugkoppelt met als doel om bij te sturen.
Organisaties zijn systemen, en feedback is ook hier essentieel. Veel organisaties zijn terecht op zoek naar een manier om feedback onderdeel te maken van het dagelijkse proces.
Ontwikkel een cultuur van feedback
Hoe maak je feedback onderdeel van het dagelijkse werk? Bij een feedbackcultuur zijn de volgende zaken van belang:
- Er moet een noodzaak ervaren worden om feedbackgesprekken te voeren.
- Er moet veiligheid zijn of ontstaan om je uit te spreken, te luisteren en te experimenteren.
- Er moet een structuur zijn die feedback faciliteert.
- Leiders moeten het goede voorbeeld geven.
- Het voeren van feedbackgesprekken moet beloond worden.
Feedback en de paradox van veiligheid
“Om mij uit te spreken moet het veilig zijn, en dat is het nu niet, dus geef ik geen feedback aan mijn collega.” Ervaren onveiligheid — lage psychologische veiligheid — zorgt ervoor dat mensen zich niet uitspreken. De paradox is: je vergroot de psychologische veiligheid in teams juist door het risico te nemen je uit te spreken.
Gelukkig is er ook een andere manier om psychologische veiligheid te vergroten. Duidelijkheid en structuur geven veiligheid. Er zijn makkelijke gespreksvormen ontwikkeld die veiligheid creëren zonder dat je al vol vertrouwen hoeft te zijn.
De 5 Teaming vaardigheden van Amy Edmondson
De Amerikaanse onderzoekster Amy Edmondson deed onderzoek naar de belangrijkste samenwerkingsvaardigheden van de toekomst. Op plek 1 en 2 staan je uitspreken en luisteren.
1. Spreek je uit
Communiceer direct en open door vragen te stellen, problemen aan de kaak te stellen, fouten te benoemen en ideeën voor te leggen.
2. Luister met aandacht
Doe je uiterste best om de kennis, expertise, ideeën en meningen van anderen te horen en te begrijpen. Begrijp voordat je begrepen wilt worden.
3. Experimenteer
Werk vanuit een iteratieve benadering. Probeer iets, evalueer en stel bij. Leer van fouten zonder ze te veroordelen.
4. Integreer & Reflecteer
Zoek actief naar verschillende invalshoeken en integreer deze. Observeer, stel vragen en bespreek het proces en de uitkomsten — dagelijks, wekelijks en maandelijks.
Gespreksstructuren ondersteunen feedback
Een feedbackcultuur opstarten en continueren doe je door op teamniveau structuren in te bouwen die uitspreken en luisteren stimuleren. Hierdoor ontstaat de ervaring dat je uitspreken en echt naar elkaar luisteren leidt tot ontwikkeling — en dat het te doen is.
Gesprekstools die informatie delen faciliteren:
- Start elke vergadering met een check-in
- Eindig elke vergadering met een evaluatie
- Werkvormen als “professioneel roddelen”, “de probleemdialoog” en “de 4 niveaus van communicatie”
Je vergroot de psychologische veiligheid in teams door het risico te nemen je uit te spreken. In groepsverband is dit moeilijker dan je denkt — mensen spreken zich minder snel uit en luisteren minder goed wanneer de groepsdruk toeneemt. Ze hebben structuur nodig.
Leiders moeten het goede voorbeeld geven
Volgens de wetten van psychologische systemen moeten ouderfiguren voorgaan in het gedrag dat in een systeem kan ontstaan. Als ouders dagelijks aan tafel op hun telefoon zitten te appen, kun je van kinderen niet verwachten dat zij hun telefoon laten liggen. Zo werkt het ook in organisaties.
Leiders in de organisatie moeten als eerste continu feedback vragen en geven. Dit zit ingebakken in werkvormen zoals de Check-in: de leider start met inchecken en zet daarmee de toon voor de rest van het team.
Waarom feedbackregels aanleren hier niet tussen staat: Tientallen jaren zijn er trainingen gegeven om mensen feedbackregels aan te leren. Dat heeft er niet voor gezorgd dat iedereen nu feedback geeft. Het ligt niet primair aan de vaardigheid. Al het bovenstaande moet eerst op orde zijn. Als dat zo is, zullen feedbackgesprekken vanzelf op gang komen.
Mythe of feit over feedback?
Vijf uitspraken over feedback in teams. Kies per uitspraak: mythe of feit. Je krijgt direct uitleg — en onderaan telt je score mee.
1. De sandwichmethode (compliment – kritiek – compliment) is de beste manier om feedback te geven.
2. Feedbacktrainingen met feedbackregels zorgen vanzelf voor een feedbackcultuur.
3. Je vergroot de veiligheid in een team juist dóór het risico te nemen je uit te spreken.
4. In een groep spreken mensen zich makkelijker uit dan één-op-één.
5. Leiders moeten als eerste feedback vrágen — niet alleen geven.
Goed beantwoord
/ 5