Een team is als een ijsberg…

De metafoor van een ijsberg wordt vaak gebruikt om de mens beter te begrijpen. Boven de waterlijn bevindt zich dan het deel van ons gedrag dat zichtbaar is en onder de waterlijn zitten onze gevoelens en gedachten die niet zichtbaar zijn. Met de metafoor van de ijsberg kunnen we ook kijken naar een groep van 2 of meer mensen als geheel.

Teams die aangeven nog geen gezond ontwikkelklimaat te hebben, bieden wij aan om teambijeenkomst te ervaren waarin we met hen de IJsberg in kaart brengen.

Dit model geeft teams een taal om over samenwerking te praten.

Gedoe onder de waterlijn

De ijsberg is onder water vele malen groter dan boven water. Onder de waterlijn liggen irritaties, verwijten, de verborgen agenda’s et cetera. In de metafoor van de ijsberg noemen we deze onuitgesproken zaken “vissen” die in het water van de groep zwemmen. Kleine visjes zijn kleine meningen en botsinkjes die je met een goede vraag wel naar boven kunt halen. Wanneer de vissen niet gevangen worden als ze nog klein zijn, en zij belangrijke informatie voor de groep met zich meedragen, zullen ze groeien en zich in allerlei onderwerpen vastbijten, net zolang tot het grote “haaien” worden. Dit zijn grotere meningsverschillen en irritaties die tussen mensen spelen waarvan we nog niet openlijk (in de hele groep) hebben erkend dat ze er zijn.

Vissen
Jan komt 10 minuten te laat de vergadering binnenlopen. Iedereen zegt hem vriendelijk gedag en Gerdien vraagt of hij de parkeergarage niet kon vinden. Een paar teamleden grinniken.

Aan het eind van de vergadering evalueren ze de bijeenkomst. Gerdien geeft aan dat ze zich eigenlijk wel ergert aan het laatkomen van Jan. Ze haalt het visje (de kleine maar aanwezige irritatie) naar boven.

Haaien
Ze werkten al jaren samen op de afdeling. Saskia vond dat Hermien klanten aan de telefoon veel te kortaf behandelde. Zelf was ze heel zorgvuldig en nam ze de tijd om elke burger professioneel te woord te staan. Ze had al eens bij haar leidinggevende aangegeven dat hier echt iets mee moest gebeuren, maar daar was niks uitgekomen. De laatste tijd was Hermien steeds botter gaan reageren. Saskia ergerde zich hier mateloos aan, maar durfde dit niet met Hermien te bespreken omdat ze bang was voor haar reactie…

Er gaat gelukkig ook veel goed!

Voor prettige samenwerking en een goede dienstverlening, is het belangrijk om met elkaar in gesprek te gaan over vissen, zodat ze geen onbespreekbare haaien worden. Maar er gaat ook zoveel goed! Mensen die geholpen zijn door jouw handelen, je collega die net dat stapje extra doet, dat prachtige project dat je afgerond hebt, en ga zo maar door. Het is belangrijk om deze successen te benoemen, bij jezelf en bij elkaar. Dat voedt de samenwerking en het plezier dat je samen hebt. En feedback kan zoveel moois bijdragen in je persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Daarom breiden we de metafoor van de ijsberg uit met Rupsen en Vlinders. Rupsen staan symbool voor dat wat je aan het ontwikkelen bent en Vlinders voor dat wat goed gaat.

Rupsen
Het lukte Eva maar niet om de andere afdeling te betrekken bij het project. Ze had alles al geprobeerd. Tijdens een wandeling met een collega Tony besprak ze haar worsteling. Het viel Tony op dat Eva veel had gedaan om de andere afdeling te overtuigen, maar nog niet had gevraagd wat ze eigenlijk van het project vonden. Toen ze dat de volgende dag uitprobeerde, snapte ze waarom ze nog niet aangehaakt waren én wat ze wel kon doen om ze erbij te betrekken. Ze was goed in vertellen, maar nog niet zo goed in vragen stellen. Dat ging ze meer ontwikkelen, want dat scheelde een hoop tijd en frustratie. En Tony kreeg een dikke reep chocola van haar!

Vlinders
Mohammed had die ochtend iets bijzonders voor elkaar gekregen. Hij had alle jaarcijfers verwerkt in het systeem. Hierdoor konden zijn teamleden direct aan de slag met het maken van de rapportages voor de verschillende afdelingen. Binnen 3 dagen lagen de rapporten op de bureaus van de sectormanagers. Teamleider Jos startte de vrijdagmiddagvergadering met taart en gaf de complimenten die vanuit het MT waren gekomen met plezier door aan zijn team. Met een speciaal dankwoord voor Mohammed.

Zelf aan de slag met vissen, haaien, rupsen en vlinders

Vissen en Haaien kun je “neutraliseren” door ze te benoemen. Op het moment dat je met elkaar in gesprek gaat en bespreekt wat je dwars zit kan de vis of de haai een plek krijgen of opgelost worden. Dit kan zowel in een één op één gesprek, als met het team om het gesprek te voeren over de onderlinge samenwerking. Dit vinden we echter niet altijd even makkelijk. Mensen vinden het vaak spannend om het echte gesprek aan te gaan en zich daarin uit te spreken.

Om dit gesprek te ondersteunen leren wij teams om de volgende 3 tools in te zetten:


Gebruik elke vergadering om de waterlijn te laten zakken.

Duik onder water bij irritaties of spanningen

Vergroot het bewustzijn op wat werkt en wat niet werkt.

Tool 1: Check-in

De start van een vergadering geeft een prachtige kans om even tegen de waterlijn aan te gaan zitten. Door dit regelmatig te doen, wordt het normaler om over 

Aan het begin van een vergadering is het prettig om samen verbinding te maken en de focus op de vergadering te richten. Hiervoor is de Check-in een bruikbare vorm. Tijdens de Check-in vertelt iedereen wat en luister je alleen naar elkaar. Door alleen te luisteren en niet op elkaar te reageren, ontstaat er ruimte om te zeggen wat gezegd moet worden zonder dat het te veel tijd kost. Begin de check-in met een of meerdere vragen die iedereen vervolgens beantwoordt, bijvoorbeeld: Hoe gaat het met je en wanneer is deze vergadering voor jou geslaagd? Maar het kan ook spannender: “Wanneer was je voor het laatst gefrustreerd in ons team?” of “wat kost jou energie op je werk?”

De spelregels zijn hierbij dus als volgt:

  1. De voorzitter legt de check-in vraag of vragen voor.
  2. Ieder teamlid vertelt een antwoord. Uitgebreid of kort; wat bij je past.
  3. Eén persoon is aan het woord, de rest luistert. Mensen stellen elkaar geen vragen en reageren niet op elkaar.
  4. Elk teamlid bewaakt zijn eigen tijd: zo lang als nodig en zo kort als kan. De spreker neemt zoveel tijd als hij nodig heeft én houdt er rekening mee dat iedereen aan het woord wil komen én dat er nog een inhoudelijke agenda doorgewerkt moet worden.
  5. Doe geen rondje, maar neem het stokje van elkaar over. Als iemand uitgepraat is neemt een ander teamlid het woord. Dit gaat vaak vanzelf (stiltes tussendoor zijn prima).
  6. Je begint als teamleider/begeleider zelf. Realiseer je dat jouw inbreng leidend is in wat anderen gaan delen.

  7. Voor gevorderden: Als iedereen in gecheckt is geeft de teamleider/begeleider kort een samenvatting van wat er gezegd is.


Tool 2: Time-outs

Er zijn momenten waarop je nare spanning, onrust, frustratie, afwezigheid of ander ongewenst gedrag ervaart. Kijk of je je observatie bespreekbaar kunt maken, bijvoorbeeld in een vergadering zoals in onderstaande voorbeeld. 

Tijdens een vergadering kan er van alles gebeuren waar je niet op zit te wachten. Er kunnen irritaties ontstaan, teamleden kunnen mentaal afhaken, je blijft in rondjes praten, drie personen zijn de hele tijd aan het woord en de rest zit er maar een beetje bij… Al deze zaken kunnen de effectiviteit van je vergadering behoorlijk verlagen. En het is ook niet goed voor de sfeer in het team. Hoe doorbreek je deze negativiteit?

Een manier om de bron van de onrust op te zoeken (en om er iets aan te doen), is om de vergadering te onderbreken met een time-out en om je observatie te delen.

Stel…

Je bent aan het vergaderen en je merkt dat drie personen de hele tijd aan het

woord zijn en de rest zit er maar een beetje bij.

Volg de volgende stappen:

  1. Beste mensen, ik wil even een time-out inlassen.
  2. Het valt mij op dat Jan, Hassan en Sandra bij dit discussiepunt het woord voeren. De rest is stil en luistert. Op een aantal van jullie gezichten lijk ik

ook wat irritaties af te lezen. *

Herkennen jullie dat?

Luister vervolgens wat erover gezegd wordt. Als iedereen z’n zegje heeft gedaan, kun je kijken naar een oplossing:

  1. Wat moeten we doen om hier geen last van te hebben?
  2. Vat de afspraken samen.


Ga verder met de inhoudelijke vergadering.

* Tip: als je wel door hebt dat de vergadering niet helemaal lekker loopt, maar het moeilijk vindt om dit te duiden, kun je ook een “stille time-out” inzetten. Hierbij vraag je de mensen om een minuut stil te zijn en na te denken over hoe de vergadering voor hen verloopt, en dit vervolgens na de minuut te delen.


Tool 3: Evalueer!

Door regelmatig te evalueren wordt praten over “hoe we het doen” steeds een stapje gemakkelijker. Start dus met evalueren ook als het goed gaat in je team. Daarnaast krijg je door evalueren zicht op wat voor mensen werkt of juist remt/irriteert/onhandig is. Door dit op tijd te delen worden vissen geen haaien maar juist vlinders. “uhm, kon dat ook Thijs?!? :-)”

Plan aan het eind van de vergadering 10 minuten in om van ieder teamlid te horen hoe hij/zij de vergadering heeft ervaren. Wat vind je fijn/prettig en waar heb je last van gehad?

Evaluatieniveaus: 4 niveaus om op terug te kijken

In evaluaties wordt vaak gekeken naar de inhoud: het resultaat van je gesprek. Logisch, daar vergader je als professional voor: om informatie te delen en besluiten te nemen. Maar naast de inhoud zijn er nog drie andere niveaus waarop je de vergadering kunt evalueren. Om je evaluatie “rijker” te maken, kan het handig zijn om alle vier de niveaus te verkennen.


Instructie

Evalueer de vergadering op inhoud, manier van vergaderen én onderliggende gevoelens tijdens de vergadering:

1. Inhoud
Wat was ons doel van de vergadering en hebben we dat bereikt? Hoe tevreden zijn we met het resultaat?

2. Procedure
Welke procedures (vergaderagenda, leiding van de voorzitter, afspraken tijdens de vergadering) hebben we gebruikt? In hoeverre droegen deze bij aan een goede vergadering?

3. Interactie
Hoe verliep ons teamgesprek? Wie waren veel aan het woord, wie minder (en is dat een probleem)?

4. Emotie
Waar werd je blij van in de vergadering? Op welk moment heb je (kleine of grote) irritaties ervaren?

Bepaal samen, op basis van deze uitwisseling, wat je tijdens de volgende vergadering gaat

  • vasthouden
  • stoppen
  • starten


Nog enkele tips

Doe dit met de spelregels van de Check-in, dan zorg je ervoor dat iedereen iets zegt en dat iedereen goed naar elkaar luistert.

Evalueren wordt vaak vergeten. “Ohja, dat stond ook nog op de agenda. Maar de tijd is voorbij, dus komt volgende keer wel.” Evalueren kost tijd en kan gedoe geven. Maar teams die gedisciplineerd evalueren worden echt effectiever en ervaren meer werkplezier. Het zorgt er ook voor dat het gedoe niet ophoopt, met alle gevolgen van dien, en het levert bovendien op de lange termijn juist tijd op!


Inspiratiegids

Meer van deze gesprekstools vind je in mijn gratis inspiratieboekje Het Goede Gesprek