In een team zijn mensen met verschillende taken en talenten samengebracht om bepaalde prestaties te leveren. Vanuit ervaring en literatuur weten we dat een team niet vanaf de start effectief samenwerkt. Er moet iets gebeuren om van een groep mensen een succesvolle werkeenheid te maken. Als teamleider kun je dit proces met kleine en grotere acties zelf stimuleren en onderhouden. Lees hieronder hoe je de Samenwerking in je team leert verbeteren.

Verbeter zelf de Samenwerking in je team

Je kunt een team vergelijken met een auto. Een auto geef je deze regelmatig benzine (af en toe haal je de auto door de wasstraat). Om de zoveel maanden doe je klein en groot onderhoud. Zo zou ontwikkeling in teams ook vormgegeven moeten worden. Tijdens teamvergaderingen kun je korte, terugkerende interventies doen en om de 4-6 maanden de thermometer erin en dedicated tijd besteden aan de te verbeteren punten in het team (opgehaald uit de teamleden zelf).

Teams werken en communiceren bij voorkeur op inhoudsniveau: de taak waarvoor ze bij elkaar zijn. Denk aan “het nieuwe project opstarten”, “de komende beurs voorbereiden” of “wekelijks werkzaamheden afstemmen”. In de Startfase van een team, zal dit gesprek nog voorzichtig en oppervlakkig zijn. Als een team in de Strijdfase komt, komen verschillen tussen mensen in aanpak en persoonlijke voorkeur naar boven. Dit kan het werken aan de inhoud verstoren. Vergaderingen gaan niet meer over “het nieuwe project opstarten” maar over “Sandra doet haar werk niet goed” en “Ibrahim is teveel aan het drammen”. Als je niet tijdig aandacht besteed aan deze onderlinge verschillen, worden kleine irritaties grote storingen die de samenwerking gaan verstoren.

Er zijn verschillende tools die je kunt inzetten om kleine verstoringen te neutraliseren, waardoor je sneller in de effectieve Samenfase kunt gaan werken:

Elke-dag interventies

Maandelijkse interventies

Als teamleider kun je heel goed zelf af en toe een werkvorm inzetten om je team te prikkelen. In mijn boek Tools voor Teams staan meer dan 50 werkvormen om je team gericht een ontwikkelstap te laten maken. 

Bijvoorbeeld om teamdoelen scherper te stellen, talenten in je team beter benutten, slimmer te overleggen of de samenwerking met jullie omgeving te verbeteren.  

Jaarlijkse interventies

Succesvolle teams nemen met regelmaat een moment om van een afstand naar hun team te kijken. Wat gaat goed, waar zijn we trots op? Doet moeten we vieren! En waar zitten onze ontwikkelkansen? 

Met TeamQ maken deze teams een scan van hun team. Ze brengen op 14 thema’s hun teameffectiviteit in kaart. 

Teamontwikkeling: Doe het zelf!

De teamspecialisten van Mensen in Bedrijf hebben 3 boekjes gemaakt waarmee je zelf aan de slag kan met je team. Waar wil jij mee aan de slag? 

Eerste hulp bij
Stroeve Samenwerking

Dit gratis inspiratieboekje helpt je in kaart te brengen hoe je team ervoor staat. En geeft twee tools om zelf aan de slag te gaan.

Meer diepgang in je team
Het Goede Gesprek

In dit gratis inspiratieboekje vind je tools en gesprekstechnieken die je helpen om meer diepgang in gesprekken te brengen.

Toolbox voor Zelforganiserende teams

Werk jij in een zelforganiserend team? Dit boekje geeft je uitleg en de tools om zelforganiserend werken snel succesvol te maken. 

Tools voor teamontwikkeling

De Check-in: Geef elke vergadering een goede start

Aan het begin van een vergadering is het prettig om samen verbinding te maken en de focus op de vergadering te richten. Hiervoor is de Check-in een bruikbare vorm. Tijdens de Check-in vertelt iedereen wat en luister je alleen naar elkaar. Door alleen te luisteren en niet op elkaar te reageren, ontstaat er ruimte om te zeggen wat gezegd moet worden zonder dat het te veel tijd kost. Begin de check-in met een of meerdere vragen die iedereen vervolgens beantwoordt, bijvoorbeeld: Hoe gaat het met je en wanneer is deze vergadering voor jou geslaagd?

De spelregels zijn dus als volgt:

1. De voorzitter legt de check-in vraag of vragen voor.

2. Ieder teamlid vertelt een antwoord. Uitgebreid of kort; wat bij je past.

3. Eén persoon is aan het woord, de rest luistert. Mensen stellen elkaar geen vragen en reageren niet op elkaar.

4. Elk teamlid bewaakt zijn eigen tijd: zo lang als nodig en zo kort als kan. De spreker neemt zoveel tijd als hij nodig heeft én houdt er rekening mee dat iedereen aan het woord wil komen én dat er nog een inhoudelijke agenda doorgewerkt moet worden.

5. Doe geen rondje, maar neem het stokje van elkaar over. Als iemand uitgepraat is neemt een ander teamlid het woord. Dit gaat vaak vanzelf (stiltes tussendoor zijn prima).

6. Je begint als teamleider/begeleider zelf. Realiseer je dat jouw inbreng leidend is in wat anderen gaan delen.

7. Voor gevorderden: Als iedereen in gecheckt is geeft de teamleider/begeleider kort een samenvatting van wat er gezegd is.

Onderbreek vergaderingen bij irritaties of spanningen

Tijdens een vergadering kan er van alles gebeuren waar je niet op zit te wachten. Er kunnen irritaties ontstaan, teamleden kunnen mentaal afhaken, je blijft in rondjes praten, drie personen zijn de hele tijd aan het woord en de rest zit er maar een beetje bij… Al deze zaken kunnen de effectiviteit van je vergadering behoorlijk verlagen. En het is ook niet goed voor de sfeer in het team. Hoe doorbreek je deze negativiteit?

Een manier om de bron van de onrust op te zoeken (en om er iets aan te doen), is om de vergadering te onderbreken met een time-out en om je observatie te delen.

Stel…

Je bent aan het vergaderen en je merkt dat drie personen de hele tijd aan het woord zijn en de rest zit er maar een beetje bij zijn.

Volg de volgende stappen:

  1. Beste mensen, ik wil even een time-out inlassen.
  2. Het valt mij op dat Jan, Hassan en Sandra bij dit discussiepunt het woord voeren. De rest is stil en luistert. Op een aantal van jullie gezichten lijk ik ook wat irritaties af te lezen. *
  3. Herkennen jullie dat?
    Luister vervolgens wat erover gezegd wordt. Als iedereen z’n zegje heeft gedaan, kun je kijken naar een oplossing:
  4. Wat moeten we doen om hier geen last van te hebben?

Vat de afspraken samen.

Ga verder met de inhoudelijke vergadering.

* Tip: als je wel door hebt dat de vergadering niet helemaal lekker loopt, maar het moeilijk vind om dit te duiden, kun je ook een “stille time-out” inzetten. Hierbij vraag je de menen om een minuut stil te zijn en na te denken over hoe de vergadering voor hen verloopt, en dit vervolgens na de minuut te delen.

Eindig iedere vergadering met een evaluatie

Door regelmatig te evalueren leer je steeds effectiever en prettiger vergaderen. Plan aan het eind van de vergadering 10 minuten in om van ieder teamlid te horen hoe hij/zij de vergadering heeft ervaren. Wat vind je fijn/prettig en waar heb je last van gehad?

Evaluatieniveaus: 4 niveaus om op terug te kijken
In evaluaties wordt vaak gekeken naar de inhoud: het resultaat van je gesprek. Logisch, daar vergader je het als professional voor: om informatie te delen en besluiten te nemen. Maar naast de inhoud zijn er nog drie andere niveaus waarop je de vergadering kunt evalueren: de procedure, de interactie en de emotie. Om je evaluatie “rijker” en daarmee waardevoller te maken, kan het handig zijn om alle vier de niveaus te verkennen.

Instructie

Evalueer de vergadering op inhoud, manier van vergaderen én onderliggende gevoelens tijdens de vergadering:

1. Inhoud

Wat was ons doel van de vergadering en hebben we dat bereikt? Hoe tevreden zijn we met het resultaat?

2. Procedure

Welke procedures (vergaderagenda, leiding van de voorzitter, afspraken tijdens de vergadering) hebben we gebruikt? Droegen deze bij aan een goede vergadering?

3. Interactie

Hoe verliep ons teamgesprek? Wie waren veel aan het woord, wie minder (en is dat een probleem)?

4. Emotie

Waar werd je blij van in de vergadering? Op welk moment heb je (kleine of grote) irritaties ervaren?

Bepaal samen, op basis van deze uitwisseling, wat je tijdens de volgende vergadering gaat

  • vasthouden
  • stoppen
  • starten


Nog enkelen tips

Doe dit met de spelregels van de Check-in, dan zorg je ervoor dat iedereen iets zegt en dat iedereen goed naar elkaar luistert.

Evalueren wordt vaak vergeten. “Ohja, dat stond ook nog op de agenda. Maar de tijd is voorbij, dus komt volgende keer wel.” Evalueren kost tijd en kan gedoe geven. Maar teams die gedisciplineerd evalueren worden echt effectiever en ervaren meer werkplezier. Het zorgt er ook voor dat het gedoe niet ophoopt met alle gevolgen van dien en het levert bovendien op de lange termijn juist tijd op!

Inspiratiegids

Handige tools voor afstemming, overleg en besluitvorming:  Inspiratiegids voor zelforganiserende teams

Boek

Tools voor TeamsVerschillende methodieken en meer dan 50 werkvormen voor teamontwikkeling.